Gmail 標籤觀念與使用哲學

2010 年 9 月 3 日 | 作者:小布仔 | 分類:Gmail 研究室

大部分的人,尤其是上班族,都習慣使用Outlook或是其他的收信軟體。如果以傳統收信軟體的思維來使用Gmail,必然無法發揮Gmail強大的功能。因此機器達人寫了這篇來講解Gmail最重要的觀念 → 標籤。

在這裡我們以Outlook來當傳統收信軟體的代名詞。簡單講,Outlook是以「資料夾」來整理信件,Gmail則是以「標籤」來整理信件。

「資料夾」可以建立成樹狀(階層)的結構,然後將信件歸到個別的「資料夾」中,在這種狀況下,信件只會待在"一個"資料夾中,而不能屬於多個資料夾,比如說我不能把一封信同時放在以「人名」建立的資料夾,和「美食」的資料夾中,除非我把一封信複製成兩份,這樣就太浪費空間了。

▼ 下圖是最陽春的Gmail介面,可藉由啟用「實驗室」裡的功能,讓Gmail介面更好用。

Gmail是沒有「資料夾」觀念的,硬要說的話,那就只有一個「資料夾」,叫做「所有郵件」,所有的郵件都放在同一個籃子裡。

Gmail中的郵件被貼上各式各樣的標籤,且可以貼上不只一個標籤,這樣的結構相對於「資料夾」,他的缺點是沒有階層,結構是平的。

當Gmail收到信件時,會為所有的信件貼上「收件匣」標籤,因此我們就可以從「收件匣」中檢視最新收到的信件。

如果拿掉了「收件匣」標籤,那這封信就只能從「所有郵件」去看到他了。

這裡又帶出了一個Gmail與Outlook觀念上的不同,那就是「封存」。

在Outlook的觀念裡,封存只是把郵件從一個PST檔移到另一個PST檔而已,避免主要的PST檔太大,造成Outlook運作緩慢或是不穩。

Gmail的信都在雲端,因此不需要做這樣的動作,但Gmail也有「封存」的動作,如果用Outlook的思維去理解Gmail的「封存」,那就會怎麼想都會想不通Gmail「封存」的奧妙。

用最簡單的方法講解Gmail「封存」的意義,就是把「收件匣」標籤拿掉,這樣這封信就從「收件匣」中消失了,然後仍然可以在「所有郵件」中看到這封信。

我舉幾個收到信後的流程,來幫助讀者理解。

  1. 收到信 → 看完覺得沒有保存的需要 → 「刪除」
  2. 收到信 → 看完有留下來的必要 → 「封存」 → 日後透過搜尋找到信
  3. 收到信 → 看完有留下來的必要 → 貼上多個標籤(比如「美食」) → 「封存」 → 日後透過搜尋或檢視「美食」標籤找到信

理解這幾個流程後,讀者就能輕鬆地大量處理郵件囉!

分類:Gmail 研究室 | 3 則回應
引用網址:http://gfans.bryan.tw/2010/09/03/181/trackback

本文章目前有 3 則回應

  1. 緩慢 說道:

    封存的概念原來是這樣子!!經過大大的解說簡單易懂~謝謝

  2. 龍貓 說道:

    真的很特別的觀念,尤其從OE轉到GMAIL
    標籤的概念真是令人驚艷^^b

    我想請問封存的好處在於?可以舉實務嗎?像是以前是如何,後來用了封存是如何??
    Q1:另外如果我選了信件,選擇功能鈕的『移到』,是不是就只是統一加上標籤,並移除收件夾而已?但信還是在所有信件裡面。
    Q2:點了左側的自己設定的標籤是不是=直接搜尋有那個標籤的信?

  3. B 說道:

    但有個問題
    2. 收到信 → 看完有留下來的必要 → 「封存」 → 日後透過搜尋找到信

    如此一來 如果往後信件一多 或是零時要找某封mail卻又想不起搜尋關鍵字...
    那會不會找到天荒地老..

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