機器達人

大部分的人，尤其是上班族，都習慣使用Outlook或是其他的收信軟體。如果以傳統收信軟體的思維來使用Gmail，必然無法發揮Gmail強大的功能。因此機器達人寫了這篇來講解Gmail最重要的觀念 → 標籤。

在這裡我們以Outlook來當傳統收信軟體的代名詞。簡單講，Outlook是以「資料夾」來整理信件，Gmail則是以「標籤」來整理信件。

「資料夾」可以建立成樹狀(階層)的結構，然後將信件歸到個別的「資料夾」中，在這種狀況下，信件只會待在"一個"資料夾中，而不能屬於多個資料夾，比如說我不能把一封信同時放在以「人名」建立的資料夾，和「美食」的資料夾中，除非我把一封信複製成兩份，這樣就太浪費空間了。

▼ 下圖是最陽春的Gmail介面，可藉由啟用「實驗室」裡的功能，讓Gmail介面更好用。

Gmail是沒有「資料夾」觀念的，硬要說的話，那就只有一個「資料夾」，叫做「所有郵件」，所有的郵件都放在同一個籃子裡。

Gmail中的郵件被貼上各式各樣的標籤，且可以貼上不只一個標籤，這樣的結構相對於「資料夾」，他的缺點是沒有階層，結構是平的。

當Gmail收到信件時，會為所有的信件貼上「收件匣」標籤，因此我們就可以從「收件匣」中檢視最新收到的信件。

如果拿掉了「收件匣」標籤，那這封信就只能從「所有郵件」去看到他了。

這裡又帶出了一個Gmail與Outlook觀念上的不同，那就是「封存」。

在Outlook的觀念裡，封存只是把郵件從一個PST檔移到另一個PST檔而已，避免主要的PST檔太大，造成Outlook運作緩慢或是不穩。

Gmail的信都在雲端，因此不需要做這樣的動作，但Gmail也有「封存」的動作，如果用Outlook的思維去理解Gmail的「封存」，那就會怎麼想都會想不通Gmail「封存」的奧妙。

用最簡單的方法講解Gmail「封存」的意義，就是把「收件匣」標籤拿掉，這樣這封信就從「收件匣」中消失了，然後仍然可以在「所有郵件」中看到這封信。

我舉幾個收到信後的流程，來幫助讀者理解。

1. 收到信 → 看完覺得沒有保存的需要 → 「刪除」
2. 收到信 → 看完有留下來的必要 → 「封存」 → 日後透過搜尋找到信
3. 收到信 → 看完有留下來的必要 → 貼上多個標籤(比如「美食」) → 「封存」 → 日後透過搜尋或檢視「美食」標籤找到信

理解這幾個流程後，讀者就能輕鬆地大量處理郵件囉！